使用条款

欢迎使用香港公司秘书系统（HKSS）。本使用条款管辖您访问和使用由香港优软科技有限公司（以下简称"本公司"、"我们"）提供的HKSS平台和服务。通过访问或使用HKSS，您同意受本使用条款的约束。如果您不同意这些条款，请不要使用我们的服务。

1. 定义

  • "HKSS"或"系统" 是指由香港优软科技有限公司开发和运营的香港公司秘书系统，一个软体即服务（SaaS）平台。
  • "用户"或"您" 是指订阅和使用HKSS服务的任何个人或实体。
  • "客户数据" 是指用户通过系统输入、存储或处理的所有信息、数据和材料，包括但不限于客户公司信息、股东详情和尽职审查记录。
  • "服务" 是指通过HKSS平台提供的所有功能、特性和服务。

2. 服务描述

HKSS是一个基于订阅的SaaS平台，主要为香港信讬和公司服务提供商（TCSP）牌照持有人和公司秘书服务提供商设计。系统提供以下核心功能：

  • 存储和管理客户公司数据，包括公司信息、股东和股份详情以及用于尽职审查目的的背景信息；
  • 根据存储的数据生成香港公司注册处、税务局和客户公司内部使用的各种法定和非法定文件；
  • 为客户进行尽职审查工作并生成定期合规报告。
  • 透过支援的云端储存服务（例如 Google Drive）安全整合，协助您在已授权帐户内储存、建立、更新、下载及删除客户文件；

所有云端储存操作（包括建立、上传、编辑、移动、复制、下载及删除档案或资料夹）皆仅在您或您授权的使用者发起或排程时执行，并受您在整合设置时指定的范围与目录所限制。

3. 用户资格和注册

要使用HKSS，您必须：

  • 是有权在香港提供公司秘书服务的法律实体或个人；
  • 在注册过程中提供准确、最新和完整的信息；
  • 维护并及时更新您的账户信息，以保持其准确、最新和完整；
  • 负责维护您的账户凭证的保密性以及在您账户下发生的所有活动。

您同意立即通知我们任何未经授权使用您的账户或任何其他安全漏洞。

4. 用户义务和责任

作为HKSS的用户，您同意：

  • 仅出于合法目的并根据本使用条款和所有适用法律法规使用服务；
  • 对您输入或上传到系统的所有客户数据的准确性、质量、完整性、合法性和适当性承担全部责任；
  • 确保您已从客户处获得所有必要的同意、许可和授权，以通过系统存储和处理他们的数据；
  • 遵守所有适用的数据保护法律，包括但不限于香港《个人资料（私隐）条例》（第486章）；
  • 不使用服务传输任何病毒、恶意软体或其他有害代码；
  • 不尝试未经授权访问系统、其他用户账户或与系统连接的计算机系统或网路；
  • 不干扰或破坏系统的完整性或性能或其中包含的数据。
  • 确保您拥有权限授权 HKSS 存取及处理任何连接至本服务的第三方储存帐户（例如 Google Drive）；
  • 定期检视并管理您透过第三方服务供应商授予 HKSS 的存取权限，并中止任何您不再使用的整合；
  • 不得透过本服务上传或存放任何违法、侵权或根据适用法律、专业规范或相关第三方政策所禁止的敏感内容；

当您连结第三方储存帐户时，即确认该行为不会违反您既有的合约或保密义务，并且您仍对所同步的内容承担全部责任。

5. 文件模板和生成内容

系统提供用于生成各种文件、报告和表格的模板和工具。您承认并同意：

  • 您对在使用或提交给任何机构之前审查、验证和批准通过系统生成的所有文件承担全部责任；
  • 如果您要求本公司创建自定义模板或使用特定文件格式，您保证此类模板不侵犯任何知识产权或违反任何法律；
  • 无论是由本公司提供还是应您的要求定制的，本公司对因使用模板或生成文件而产生的任何错误、不准确或法律问题概不负责；
  • 因使用侵权、非法或不准确的模板或文件而产生的任何法律后果应由您单独承担。

6. 数据安全和隐私

我们致力于根据适用的法律法规保护您的数据和客户数据。我们实施：

  • 银行级别的数据传输加密；
  • 商业级防火墙和安全措施；
  • 不同用户账户之间的数据库级数据隔离；
  • 每日数据备份；
  • 用户可随时导出和迁移其数据的能力。

启用云端储存整合时，我们仅保存执行操作所需的最低限度中继资料与存取权杖，并采用业界标准加密方式保护。Google Drive 整合仅会在您指定的 Google Drive 资料夹内建立、检视及管理档案，我们不会取得这些档案的所有权。

若您授权 HKSS 存取 Google 服务，我们仅会依照 Google API Services User Data Policy（包括 Limited Use 要求）使用从 Google API 取得的资料，以提供您所要求的功能。我们不会出售或将 Google 使用者资料用于广告，除非出于安全、符合法规或获得您明确同意，否则不会有人为存取。您可随时透过 https://myaccount.google.com/permissions 取消 HKSS 的存取权。如操作需要下载档案内容以完成处理，我们只会于必要期间保留该内容，并在作业完成后立即删除。

我们不会故意向第三方披露、分享或出售您的数据或客户数据，除非：

  • 法律、法院命令或政府机构的要求；
  • 获得您的明确同意；
  • 保护本公司、我们的用户或公众的权利、财产或安全。

有关我们如何收集、使用和保护您的数据的更多信息，请参阅我们的隐私政策。

7. 责任限制

在适用法律允许的最大范围内，本公司不对以下情况负责：

  • 任何间接、附带、特殊、后果性或惩罚性损害，包括但不限于利润、数据、使用、商誉或其他无形损失；
  • 由不可抗力事件（包括但不限于自然灾害、地震、洪水、火灾、战争、骚乱、恐怖袭击、黑客攻击、恶意破坏、网路故障或其他不可预见或不可避免的情况）造成的未经授权访问、更改或删除您的数据而导致的任何损害；
  • 通过系统生成的内容或文件中的任何错误、不准确或遗漏；
  • 基于通过系统生成的内容或文件而采取或未采取的任何行动；
  • 因您未能维护账户凭证的安全而导致的任何损失或损害；
  • 服务的任何中断、暂停或终止，无论是临时的还是永久的；
  • 因使用您提供或应您要求提供的侵权、非法或不准确的模板或文件而产生的任何法律后果。

无论如何，本公司对您因这些使用条款或服务引起或与之相关的所有索赔的总责任不应超过您在引起责任的事件之前十二（12）个月内向本公司支付的金额。

8. 免责声明

服务按"现状"和"可用"提供，不提供任何明示或暗示的保证。在法律允许的最大范围内，本公司否认所有保证，包括但不限于：

  • 适销性、特定用途适用性和不侵权的保证；
  • 服务将不间断、及时、安全或无错误的保证；
  • 关于通过系统生成的任何内容或文件的准确性、可靠性或完整性的保证；
  • 服务中的任何缺陷将被纠正的保证。

本公司不保证服务将满足您的要求或期望，您使用服务需自行承担风险。

9. 赔偿

您同意赔偿、辩护并使本公司、其关联公司、高级职员、董事、员工、代理人和许可方免受因以下原因引起或与之相关的任何索赔、责任、损害、损失、成本、费用或费用（包括合理的律师费）：

  • 您对服务的使用或滥用；
  • 您违反本使用条款；
  • 您侵犯任何其他方的权利，包括任何知识产权；
  • 您通过系统提供或处理的任何客户数据；
  • 您提供或要求的任何文件或模板，或基于此类模板通过系统生成的任何文件。

10. 知识产权

系统，包括所有软体、源代码、设计、图形、用户界面和内容（不包括客户数据），由本公司拥有并受知识产权法保护。您承认：

  • 本公司保留系统的所有权利、所有权和利益；
  • 您被授予有限的、非排他性的、不可转让的、可撤销的许可，仅根据本使用条款为您的业务目的访问和使用服务；
  • 您不得复制、修改、分发、出售、租赁或逆向工程系统的任何部分；
  • 您保留对客户数据的所有权利、所有权和利益。

11. 订阅和付款

访问HKSS需要付费订阅。通过订阅我们的服务：

  • 您同意支付与您选择的订阅计划相关的所有费用；
  • 订阅费用以循环方式（每月或每年）提前计费，除非另有说明；
  • 所有费用均不可退还，除非我们的退款政策中明确规定；
  • 我们保留随时修改我们的定价结构的权利，并向现有订阅者提供通知；
  • 未能支付订阅费用可能导致您的账户和对服务的访问被暂停或终止。

12. 服务修改和终止

本公司保留以下权利：

  • 随时修改、暂停或中止服务的任何方面，无论是否通知；
  • 更新、升级或更改系统功能和特性；
  • 如果您违反本使用条款或从事任何欺诈、滥用或非法活动，则暂停或终止您的账户和对服务的访问；
  • 执行可能暂时中断对服务的访问的计划或紧急维护。

在您的订阅终止后，您对服务的访问将停止，我们可能会根据我们的数据保留政策删除您的账户和客户数据。我们建议您在终止前导出数据。

13. 第三方服务和链接

系统可能包含指向第三方网站、服务或资源的链接或与之集成。本公司：

  • 不认可或承担任何第三方服务或内容的任何责任；
  • 不对此类第三方服务的可用性、准确性或内容负责；
  • 不对您使用或依赖任何第三方服务而造成的任何损害或损失负责。

您对第三方服务的使用受其各自的条款和条件以及隐私政策的约束。

针对 Google Drive 等整合服务，您同意并知悉：

  • 档案的储存与可用性受该第三方服务供应商的适用条款所约束，如因该供应商发生中断或资料遗失，本公司不承担责任；
  • 您有责任审阅第三方服务供应商的服务条款、私隐政策与安全文件，以确保其符合您的合规要求。

14. 保密性

双方承认，在使用服务的过程中，他们可能会访问机密信息。各方同意：

  • 对另一方披露的所有机密信息保密；
  • 仅出于本使用条款规定的目的使用此类机密信息；
  • 未经事先书面同意，不得向任何第三方披露机密信息，除非法律要求。

15. 遵守法律

您同意在使用服务时遵守所有适用的法律法规，包括但不限于：

  • 香港《公司条例》（第622章）；
  • 香港《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（第615章）；
  • 香港《个人资料（私隐）条例》（第486章）；
  • 所有其他适用的地方、国家和国际法律法规。

16. 管辖法律和争议解决

本使用条款应根据香港特别行政区的法律管辖和解释，而不考虑其法律冲突条款。因本使用条款或服务引起或与之相关的任何争议应受香港法院的专属管辖。

17. 可分割性

如果本使用条款的任何条款被认定为无效、非法或不可执行，其馀条款应继续完全有效。无效、非法或不可执行的条款应由最接近原条款意图的有效条款替换。

18. 完整协议

本使用条款连同我们的隐私政策和退款政策构成您与本公司之间关于使用服务的完整协议，并取代您与本公司之间所有先前或同时的口头或书面通信和提议。

19. 条款修订

本公司保留随时修改本使用条款的权利。我们将通过以下方式通知您任何重大变更：

  • 在系统上发布修订后的使用条款并注明更新的生效日期；
  • 向您的注册电子邮箱地址发送通知。

在修订后的使用条款生效日期之后继续使用服务即表示您接受这些变更。如果您不同意修订后的条款，则必须停止使用服务。

20. 联系信息

如果您对本使用条款或服务有任何疑问或疑虑，请通过以下方式与我们联系：

Cloudsoft Technology Limited
电子邮箱：[email protected]

最后更新：November 04, 2025