使用條款

歡迎使用香港公司秘書系統（HKSS）。本使用條款管轄您訪問和使用由香港優軟科技有限公司（以下簡稱"本公司"、"我們"）提供的HKSS平台和服務。通過訪問或使用HKSS，您同意受本使用條款的約束。如果您不同意這些條款，請不要使用我們的服務。

1. 定義

  • "HKSS"或"系統" 是指由香港優軟科技有限公司開發和運營的香港公司秘書系統，一個軟件即服務（SaaS）平台。
  • "用戶"或"您" 是指訂閱和使用HKSS服務的任何個人或實體。
  • "客戶數據" 是指用戶通過系統輸入、存儲或處理的所有信息、數據和材料，包括但不限於客戶公司信息、股東詳情和盡職審查記錄。
  • "服務" 是指通過HKSS平台提供的所有功能、特性和服務。

2. 服務描述

HKSS是一個基於訂閱的SaaS平台，主要為香港信託和公司服務提供商（TCSP）牌照持有人和公司秘書服務提供商設計。系統提供以下核心功能：

  • 存儲和管理客戶公司數據，包括公司信息、股東和股份詳情以及用於盡職審查目的的背景信息；
  • 根據存儲的數據生成香港公司註冊處、稅務局和客戶公司內部使用的各種法定和非法定文件；
  • 為客戶進行盡職審查工作並生成定期合規報告。
  • 透過支援的雲端儲存服務（例如 Google Drive）安全整合，協助您在已授權帳戶內儲存、建立、更新、下載及刪除客戶文件；

所有雲端儲存操作（包括建立、上傳、編輯、移動、複製、下載及刪除檔案或資料夾）皆僅在您或您授權的使用者發起或排程時執行，並受您在整合設定時指定的範圍與目錄所限制。

3. 用戶資格和註冊

要使用HKSS，您必須：

  • 是有權在香港提供公司秘書服務的法律實體或個人；
  • 在註冊過程中提供準確、最新和完整的信息；
  • 維護並及時更新您的賬戶信息，以保持其準確、最新和完整；
  • 負責維護您的賬戶憑證的保密性以及在您賬戶下發生的所有活動。

您同意立即通知我們任何未經授權使用您的賬戶或任何其他安全漏洞。

4. 用戶義務和責任

作為HKSS的用戶，您同意：

  • 僅出於合法目的並根據本使用條款和所有適用法律法規使用服務；
  • 對您輸入或上傳到系統的所有客戶數據的準確性、質量、完整性、合法性和適當性承擔全部責任；
  • 確保您已從客戶處獲得所有必要的同意、許可和授權，以通過系統存儲和處理他們的數據；
  • 遵守所有適用的數據保護法律，包括但不限於香港《個人資料（私隱）條例》（第486章）；
  • 不使用服務傳輸任何病毒、惡意軟件或其他有害代碼；
  • 不嘗試未經授權訪問系統、其他用戶賬戶或與系統連接的計算機系統或網絡；
  • 不干擾或破壞系統的完整性或性能或其中包含的數據。
  • 確保您擁有權限授權 HKSS 存取及處理任何連接至本服務的第三方儲存帳戶（例如 Google Drive）；
  • 定期檢視並管理您透過第三方服務供應商授予 HKSS 的存取權限，並中止任何您不再使用的整合；
  • 不得透過本服務上傳或存放任何違法、侵權或根據適用法律、專業規範或相關第三方政策所禁止的敏感內容；

當您連結第三方儲存帳戶時，即確認該行為不會違反您既有的合約或保密義務，並且您仍對所同步的內容承擔全部責任。

5. 文件模板和生成內容

系統提供用於生成各種文件、報告和表格的模板和工具。您承認並同意：

  • 您對在使用或提交給任何機構之前審查、驗證和批准通過系統生成的所有文件承擔全部責任；
  • 如果您要求本公司創建自定義模板或使用特定文件格式，您保證此類模板不侵犯任何知識產權或違反任何法律；
  • 無論是由本公司提供還是應您的要求定制的，本公司對因使用模板或生成文件而產生的任何錯誤、不準確或法律問題概不負責；
  • 因使用侵權、非法或不準確的模板或文件而產生的任何法律後果應由您單獨承擔。

6. 數據安全和隱私

我們致力於根據適用的法律法規保護您的數據和客戶數據。我們實施：

  • 銀行級別的數據傳輸加密；
  • 商業級防火牆和安全措施；
  • 不同用戶賬戶之間的數據庫級數據隔離；
  • 每日數據備份；
  • 用戶可隨時導出和遷移其數據的能力。

啟用雲端儲存整合時，我們僅保存執行操作所需的最低限度中繼資料與存取權杖，並採用業界標準加密方式保護。Google Drive 整合僅會在您指定的 Google Drive 資料夾內建立、檢視及管理檔案，我們不會取得這些檔案的所有權。

若您授權 HKSS 存取 Google 服務，我們僅會依照 Google API Services User Data Policy（包括 Limited Use 要求）使用從 Google API 取得的資料，以提供您所要求的功能。我們不會出售或將 Google 使用者資料用於廣告，除非出於安全、符合法規或獲得您明確同意，否則不會有人為存取。您可隨時透過 https://myaccount.google.com/permissions 取消 HKSS 的存取權。如操作需要下載檔案內容以完成處理，我們只會於必要期間保留該內容，並在作業完成後立即刪除。

我們不會故意向第三方披露、分享或出售您的數據或客戶數據，除非：

  • 法律、法院命令或政府機構的要求；
  • 獲得您的明確同意；
  • 保護本公司、我們的用戶或公眾的權利、財產或安全。

有關我們如何收集、使用和保護您的數據的更多信息，請參閱我們的隱私政策。

7. 責任限制

在適用法律允許的最大範圍內，本公司不對以下情況負責：

  • 任何間接、附帶、特殊、後果性或懲罰性損害，包括但不限於利潤、數據、使用、商譽或其他無形損失；
  • 由不可抗力事件（包括但不限於自然災害、地震、洪水、火災、戰爭、騷亂、恐怖襲擊、黑客攻擊、惡意破壞、網絡故障或其他不可預見或不可避免的情況）造成的未經授權訪問、更改或刪除您的數據而導致的任何損害；
  • 通過系統生成的內容或文件中的任何錯誤、不準確或遺漏；
  • 基於通過系統生成的內容或文件而採取或未採取的任何行動；
  • 因您未能維護賬戶憑證的安全而導致的任何損失或損害；
  • 服務的任何中斷、暫停或終止，無論是臨時的還是永久的；
  • 因使用您提供或應您要求提供的侵權、非法或不準確的模板或文件而產生的任何法律後果。

無論如何，本公司對您因這些使用條款或服務引起或與之相關的所有索賠的總責任不應超過您在引起責任的事件之前十二（12）個月內向本公司支付的金額。

8. 免責聲明

服務按"現狀"和"可用"提供，不提供任何明示或暗示的保證。在法律允許的最大範圍內，本公司否認所有保證，包括但不限於：

  • 適銷性、特定用途適用性和不侵權的保證；
  • 服務將不間斷、及時、安全或無錯誤的保證；
  • 關於通過系統生成的任何內容或文件的準確性、可靠性或完整性的保證；
  • 服務中的任何缺陷將被糾正的保證。

本公司不保證服務將滿足您的要求或期望，您使用服務需自行承擔風險。

9. 賠償

您同意賠償、辯護並使本公司、其關聯公司、高級職員、董事、員工、代理人和許可方免受因以下原因引起或與之相關的任何索賠、責任、損害、損失、成本、費用或費用（包括合理的律師費）：

  • 您對服務的使用或濫用；
  • 您違反本使用條款；
  • 您侵犯任何其他方的權利，包括任何知識產權；
  • 您通過系統提供或處理的任何客戶數據；
  • 您提供或要求的任何文件或模板，或基於此類模板通過系統生成的任何文件。

10. 知識產權

系統，包括所有軟件、源代碼、設計、圖形、用戶界面和內容（不包括客戶數據），由本公司擁有並受知識產權法保護。您承認：

  • 本公司保留系統的所有權利、所有權和利益；
  • 您被授予有限的、非排他性的、不可轉讓的、可撤銷的許可，僅根據本使用條款為您的業務目的訪問和使用服務；
  • 您不得複製、修改、分發、出售、租賃或逆向工程系統的任何部分；
  • 您保留對客戶數據的所有權利、所有權和利益。

11. 訂閱和付款

訪問HKSS需要付費訂閱。通過訂閱我們的服務：

  • 您同意支付與您選擇的訂閱計劃相關的所有費用；
  • 訂閱費用以循環方式（每月或每年）提前計費，除非另有說明；
  • 所有費用均不可退還，除非我們的退款政策中明確規定；
  • 我們保留隨時修改我們的定價結構的權利，並向現有訂閱者提供通知；
  • 未能支付訂閱費用可能導致您的賬戶和對服務的訪問被暫停或終止。

12. 服務修改和終止

本公司保留以下權利：

  • 隨時修改、暫停或中止服務的任何方面，無論是否通知；
  • 更新、升級或更改系統功能和特性；
  • 如果您違反本使用條款或從事任何欺詐、濫用或非法活動，則暫停或終止您的賬戶和對服務的訪問；
  • 執行可能暫時中斷對服務的訪問的計劃或緊急維護。

在您的訂閱終止後，您對服務的訪問將停止，我們可能會根據我們的數據保留政策刪除您的賬戶和客戶數據。我們建議您在終止前導出數據。

13. 第三方服務和鏈接

系統可能包含指向第三方網站、服務或資源的鏈接或與之集成。本公司：

  • 不認可或承擔任何第三方服務或內容的任何責任；
  • 不對此類第三方服務的可用性、準確性或內容負責；
  • 不對您使用或依賴任何第三方服務而造成的任何損害或損失負責。

您對第三方服務的使用受其各自的條款和條件以及隱私政策的約束。

針對 Google Drive 等整合服務，您同意並知悉：

  • 檔案的儲存與可用性受該第三方服務供應商的適用條款所約束，如因該供應商發生中斷或資料遺失，本公司不承擔責任；
  • 您有責任審閱第三方服務供應商的服務條款、私隱政策與安全文件，以確保其符合您的合規要求。

14. 保密性

雙方承認，在使用服務的過程中，他們可能會訪問機密信息。各方同意：

  • 對另一方披露的所有機密信息保密；
  • 僅出於本使用條款規定的目的使用此類機密信息；
  • 未經事先書面同意，不得向任何第三方披露機密信息，除非法律要求。

15. 遵守法律

您同意在使用服務時遵守所有適用的法律法規，包括但不限於：

  • 香港《公司條例》（第622章）；
  • 香港《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第615章）；
  • 香港《個人資料（私隱）條例》（第486章）；
  • 所有其他適用的地方、國家和國際法律法規。

16. 管轄法律和爭議解決

本使用條款應根據香港特別行政區的法律管轄和解釋，而不考慮其法律衝突條款。因本使用條款或服務引起或與之相關的任何爭議應受香港法院的專屬管轄。

17. 可分割性

如果本使用條款的任何條款被認定為無效、非法或不可執行，其餘條款應繼續完全有效。無效、非法或不可執行的條款應由最接近原條款意圖的有效條款替換。

18. 完整協議

本使用條款連同我們的隱私政策和退款政策構成您與本公司之間關於使用服務的完整協議，並取代您與本公司之間所有先前或同時的口頭或書面通信和提議。

19. 條款修訂

本公司保留隨時修改本使用條款的權利。我們將通過以下方式通知您任何重大變更：

  • 在系統上發布修訂後的使用條款並註明更新的生效日期；
  • 向您的註冊電子郵箱地址發送通知。

在修訂後的使用條款生效日期之後繼續使用服務即表示您接受這些變更。如果您不同意修訂後的條款，則必須停止使用服務。

20. 聯繫信息

如果您對本使用條款或服務有任何疑問或疑慮，請通過以下方式與我們聯繫：

Cloudsoft Technology Limited
電子郵箱：[email protected]

最後更新：November 04, 2025