TCSP合規要求 · AML/CTF Obligations · CR Filing Deadlines · 香港公司秘書的難處
TCSP 合规已经够难了。 您的软体不应让它更难。 专为香港 TCSP 及公司秘书而设的系统
香港 TCSP 及公司秘书在日益增加的监管压力下运作——AML/CTF义务、公司注册处申报期限、SCR维护，以及大量客户组合中随时可能错过截止日期的风险。HKSS 正是为应对这些挑战而建：一个整合系统涵盖完整合规工作流程，让您的团队少花时间「救火」，多花时间服务客户。
TCSP 合规实际上要求什么？
香港持牌信讬或公司服务提供者（TCSP）须同时遵守《公司条例》（第 622 章）——备存法定登记册、提交周年申报表、向公司注册处通知职员变动——以及《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（AMLO，第 615 章），后者要求对每位客户进行系统性尽职审查、制裁名单筛查及定期 AML/CTF 审查。这些义务不会随公司规模增长而减少，只会倍增。
The Long-Standing Gap in Com Sec Software (公司秘書軟件的長期缺乏)
数十年来，香港公司秘书及 TCSP 只有两个选择：专为大型律师事务所设计、价格昂贵的企业法律软体，或从未为合规工作流程而设的通用工具如 Excel 和 Word。一个涵盖登记册、AML、公司注册处任务、CRM 及开票的专用、实惠系统根本不存在——直到现在。HKSS 是从零开始、专为这一行业环境设计的。
每位香港 TCSP 都熟悉的六大挑战
这些不是假设性问题。它们是香港 TCSP 及公司秘书每天面对的运营现实——也是 HKSS 诞生的原因。
AML/CTF 合规负担
持牌 TCSP 须对每位客户进行尽职审查并持续维护 AML/CTF 记录。没有系统化方法，团队需花大量时间手动查核制裁名单、整理 KYC 表格及追踪定期审查——存在重大遗漏风险。
公司注册处申报期限的压力
周年申报表、政府征费、商业登记续期及职员变更通知各有严格期限。在试算表中管理数十至数百家客户公司，意味着容易错过日期并面临潜在罚款。
持牌 TCSP 面对的监管压力
自 TCSP 强制发牌制度全面生效以来，公司注册处可查阅合规记录并施加制裁。监管机构期望一致、可审计的程序——而非临时应付检查而拼凑的文件。
长期缺乏专用软体
大多数香港公司秘书仍依赖试算表、Word 文件及互不相连的应用程序——因为专为完整 TCSP 工作流程（登记册、AML、公司注册处任务、CRM、开票）而设的软体长期以来在实际可负担的价位上根本不存在。
资料重复输入
董事资料记录在公司档案中，再重新输入至登记册文件，再输入 KYC 表格，再输入周年申报表模板。每次重复输入都是错误和不一致的机会。
管理大量客户的挑战
随着客户组合增长，期限、审查及登记册更新的数量急速增加。没有集中系统，追踪哪些事项未完成、属于哪个客户，便成为每日的运营挑战。
HKSS 如何应对每一项 TCSP 合规挑战
一个平台。香港 TCSP 或公司秘书所需的每个模组——整合而非拼凑。
自动化期限提醒
HKSS 从每家公司的成立日期计算公司注册处申报期限并自动发送提醒。周年申报表、商业登记续期及政府征费到期日按公司逐一追踪——无需再手动记录日历。
整合式 AML/CDD 模组
制裁名单筛查、KYC 表格生成、CDD 尽职审查报告及定期 AML 审查排程——全部内建于您维护公司记录的同一系统。无需独立工具，无需重新输入资料。
法定登记册自动生成
ROM、ROD、ROCS、SCR 及 RORD 自动从公司资料填充。随时导出专业 PDF 登记册——格式规范、双语并符合第 622 章要求。
一次输入，全程使用
董事、股东及秘书资料记录一次，可在登记册、KYC 表格、周年申报表、CDD 档案及任务工作流程中重复使用。单一资料来源消除重复输入和不一致。
任务及工作流程管理
结构化任务工作流程引导团队完成公司成立、年度审查、董事变更及撤销登记。每个任务追踪状态、到期日及完成情况——在一个仪表板管理所有客户公司。
开票及协议生成
直接从客户记录生成服务协议及发票。可计费任务与发票项目关联，减少行政开销，确保开票时不遗漏任何秘书服务费用。
从客户入职到合规记录——一个系统完成
新增客户公司
一次输入公司详情。HKSS 自动计算期限日期、填充法定登记册，并使资料在所有模组中可用。
接收期限提醒
周年申报表、商业登记续期、AML 审查及登记册更新提醒自动生成。客户组合中不遗漏任何事项。
以预填资料完成任务
任务到期时，HKSS 以现有公司及职员资料预填表格和模板。审阅、按需调整后导出。
维护可审计的合规记录
每个动作——登记册更新、AML 审查、公司注册处提交——均加盖时间戳并保存。您的合规文件随时完整，随时可供检查。
HKSS 为您追踪的主要合规截止日期
这些是在公司秘书组合中造成期限压力的定期义务。HKSS 自动计算并追踪每一项。
周年申报表（NAR1）
须在公司成立周年日起 42 天内提交。逾期提交将招致更高的政府费用。HKSS 自动按公司计算并追踪此日期。
商业登记续期
商业登记证须每年续期。HKSS 记录到期日并在续期视窗前生成提醒。
职员变更／注册地址变更
董事委任、辞任及注册地址变更须在 15 天内通知公司注册处。HKSS 将职员变更直接连结至提醒工作流程。
AML/CDD 定期审查
AMLO（第 615 章）要求 TCSP 定期进行 CDD 审查。HKSS 按客户排程审查周期，并在审查到期时以预填资料重新开启 AML 工作流程。
SCR 维护义务
重要控制人登记册须保持更新，并须应执法机关要求提供查阅。HKSS 在记录股权或控制变更时自动同步 SCR 条目。
TCSP 牌照续期
TCSP 牌照须定期续期。未能及时续期可能影响公司继续作为持牌服务提供者运营的资格。HKSS 可追踪牌照到期日并发送提前提醒。
香港 TCSP 所需的一切——内建
- 自动化公司注册处期限追踪（NAR1、商业登记、职员变更）
- AML/CTF 制裁名单筛查（OFAC、联合国、英国财政部、欧盟）
- 按职能的客户尽职审查（CDD）档案
- KYC 表格生成——从现有记录预填
- Statutory registers: ROM, ROD, ROCS, SCR, RORD
- 带工作流程模板的任务管理
- 一键 PDF 导出登记册及报告
- 双语文件输出（英文 + 繁体中文）
- 多客户组合仪表板
- 发票及服务协议生成
- 港澳及中国内地公司查册供 CDD 核实
- 锁定记录及审计追踪，随时准备接受检查
关于 TCSP 合规及公司秘书软体的常见问题
香港 TCSP 面对的主要合规挑战是什么？
香港 TCSP 面对多项重叠的合规义务：AMLO（第 615 章）下的 AML/CTF 尽职审查、《公司条例》（第 622 章）下的法定登记册维护、公司注册处的周年申报及政府费用申报期限，以及持续的 KYC/CDD 筛查。以互不相连的工具管理多家客户公司，造成庞大的运营负担。
香港公司的主要公司注册处申报期限是什么？
对大多数香港私人公司而言，周年申报表（NAR1）须在公司成立周年日起 42 天内提交。商业登记证续期、政府征费及职员变更通知各有其法定期限。错过这些期限将触发罚款，并可能影响公司的良好信誉。
为何长期缺乏专用的公司秘书软体？
历史上，香港公司秘书依赖通用办公工具——试算表、Word 模板、电子邮件——因为大多数法律实务软体是为大型律师事务所设计的，定价亦相应高昂。涵盖完整工作流程（登记册、AML、公司注册处提交、CRM、开票）的专用 TCSP 及公司秘书软体，对小型公司而言长期不可得或负担不起。HKSS 正是专为填补这一缺口而建。
监管压力如何影响香港持牌 TCSP 公司？
自强制 TCSP 发牌制度全面生效以来，公司注册处会进行合规检查，并可对未能履行 AML/CDD 义务的公司暂停或弔销牌照。监管要求持续提高——公司不仅须证明政策存在，还须证明程序被一贯遵循且记录可供审计。这使系统化、软体支持的合规工作流程成为必需，而非可选。
HKSS 如何协助公司秘书管理多个客户及期限？
HKSS 将所有客户公司集中在一个平台。期限提醒从每家公司的成立日期、注册资料及任务历史自动生成。内建的任务管理系统追踪公司注册处提交、AML 审查周期、登记册更新及续期工作流程——为公司秘书提供整个客户组合未完成义务的实时概览。
停止「救火」。开始自信地运营。
HKSS 专为香港 TCSP 及公司秘书而设。集中客户记录、自动化期限追踪、在秘书系统内运行 AML/CDD，并维护随时可供审计的合规记录——全在一处完成。
