TCSP合規要求 · AML/CTF義務 · 公司注冊處申報期限 · 香港公司秘書的難處
TCSP 合規已經夠難了。 您的軟件不應讓它更難。 專為香港 TCSP 及公司秘書而設的系統
香港 TCSP 及公司秘書在日益增加的監管壓力下運作——AML/CTF義務、公司注冊處申報期限、SCR維護，以及大量客戶組合中隨時可能錯過截止日期的風險。HKSS 正是為應對這些挑戰而建：一個整合系統涵蓋完整合規工作流程，讓您的團隊少花時間「救火」，多花時間服務客戶。
TCSP 合規實際上要求什麼？
香港持牌信託或公司服務提供者（TCSP）須同時遵守《公司條例》（第 622 章）——備存法定登記冊、提交周年申報表、向公司注冊處通知職員變動——以及《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（AMLO，第 615 章），後者要求對每位客戶進行系統性盡職審查、制裁名單篩查及定期 AML/CTF 審查。這些義務不會隨公司規模增長而減少，只會倍增。
公司秘書軟件的長期缺乏
數十年來，香港公司秘書及 TCSP 只有兩個選擇：專為大型律師事務所設計、價格昂貴的企業法律軟件，或從未為合規工作流程而設的通用工具如 Excel 和 Word。一個涵蓋登記冊、AML、公司注冊處任務、CRM 及開票的專用、實惠系統根本不存在——直到現在。HKSS 是從零開始、專為這一行業環境設計的。
每位香港 TCSP 都熟悉的六大挑戰
這些不是假設性問題。它們是香港 TCSP 及公司秘書每天面對的運營現實——也是 HKSS 誕生的原因。
AML/CTF 合規負擔
持牌 TCSP 須對每位客戶進行盡職審查並持續維護 AML/CTF 記錄。沒有系統化方法，團隊需花大量時間手動查核制裁名單、整理 KYC 表格及追蹤定期審查——存在重大遺漏風險。
公司注冊處申報期限的壓力
周年申報表、政府徵費、商業登記續期及職員變更通知各有嚴格期限。在試算表中管理數十至數百家客戶公司，意味著容易錯過日期並面臨潛在罰款。
持牌 TCSP 面對的監管壓力
自 TCSP 強制發牌制度全面生效以來，公司注冊處可查閱合規記錄並施加制裁。監管機構期望一致、可審計的程序——而非臨時應付檢查而拼湊的文件。
長期缺乏專用軟件
大多數香港公司秘書仍依賴試算表、Word 文件及互不相連的應用程序——因為專為完整 TCSP 工作流程（登記冊、AML、公司注冊處任務、CRM、開票）而設的軟件長期以來在實際可負擔的價位上根本不存在。
資料重複輸入
董事資料記錄在公司檔案中，再重新輸入至登記冊文件，再輸入 KYC 表格，再輸入周年申報表模板。每次重複輸入都是錯誤和不一致的機會。
管理大量客戶的挑戰
隨著客戶組合增長，期限、審查及登記冊更新的數量急速增加。沒有集中系統，追蹤哪些事項未完成、屬於哪個客戶，便成為每日的運營挑戰。
HKSS 如何應對每一項 TCSP 合規挑戰
一個平台。香港 TCSP 或公司秘書所需的每個模組——整合而非拼湊。
自動化期限提醒
HKSS 從每家公司的成立日期計算公司注冊處申報期限並自動發送提醒。周年申報表、商業登記續期及政府徵費到期日按公司逐一追蹤——無需再手動記錄日曆。
整合式 AML/CDD 模組
制裁名單篩查、KYC 表格生成、CDD 盡職審查報告及定期 AML 審查排程——全部內建於您維護公司記錄的同一系統。無需獨立工具，無需重新輸入資料。
法定登記冊自動生成
ROM、ROD、ROCS、SCR 及 RORD 自動從公司資料填充。隨時導出專業 PDF 登記冊——格式規範、雙語並符合第 622 章要求。
一次輸入，全程使用
董事、股東及秘書資料記錄一次，可在登記冊、KYC 表格、周年申報表、CDD 檔案及任務工作流程中重複使用。單一資料來源消除重複輸入和不一致。
任務及工作流程管理
結構化任務工作流程引導團隊完成公司成立、年度審查、董事變更及撤銷登記。每個任務追蹤狀態、到期日及完成情況——在一個儀表板管理所有客戶公司。
開票及協議生成
直接從客戶記錄生成服務協議及發票。可計費任務與發票項目關聯，減少行政開銷，確保開票時不遺漏任何秘書服務費用。
從客戶入職到合規記錄——一個系統完成
新增客戶公司
一次輸入公司詳情。HKSS 自動計算期限日期、填充法定登記冊，並使資料在所有模組中可用。
接收期限提醒
周年申報表、商業登記續期、AML 審查及登記冊更新提醒自動生成。客戶組合中不遺漏任何事項。
以預填資料完成任務
任務到期時，HKSS 以現有公司及職員資料預填表格和模板。審閱、按需調整後導出。
維護可審計的合規記錄
每個動作——登記冊更新、AML 審查、公司注冊處提交——均加蓋時間戳並保存。您的合規文件隨時完整，隨時可供檢查。
HKSS 為您追蹤的主要合規截止日期
這些是在公司秘書組合中造成期限壓力的定期義務。HKSS 自動計算並追蹤每一項。
周年申報表（NAR1）
須在公司成立周年日起 42 天內提交。逾期提交將招致更高的政府費用。HKSS 自動按公司計算並追蹤此日期。
商業登記續期
商業登記證須每年續期。HKSS 記錄到期日並在續期窗口前生成提醒。
職員變更／注冊地址變更
董事委任、辭任及注冊地址變更須在 15 天內通知公司注冊處。HKSS 將職員變更直接連結至提醒工作流程。
AML/CDD 定期審查
AMLO（第 615 章）要求 TCSP 定期進行 CDD 審查。HKSS 按客戶排程審查週期，並在審查到期時以預填資料重新開啟 AML 工作流程。
SCR 維護義務
重要控制人登記冊須保持更新，並須應執法機關要求提供查閱。HKSS 在記錄股權或控制變更時自動同步 SCR 條目。
TCSP 牌照續期
TCSP 牌照須定期續期。未能及時續期可能影響公司繼續作為持牌服務提供者運營的資格。HKSS 可追蹤牌照到期日並發送提前提醒。
香港 TCSP 所需的一切——內建
- 自動化公司注冊處期限追蹤（NAR1、商業登記、職員變更）
- AML/CTF 制裁名單篩查（OFAC、聯合國、英國財政部、歐盟）
- 按職能的客戶盡職審查（CDD）檔案
- KYC 表格生成——從現有記錄預填
- Statutory registers: ROM, ROD, ROCS, SCR, RORD
- 帶工作流程模板的任務管理
- 一鍵 PDF 導出登記冊及報告
- 雙語文件輸出（英文 + 繁體中文）
- 多客戶組合儀表板
- 發票及服務協議生成
- 港澳及中國內地公司查冊供 CDD 核實
- 鎖定記錄及審計追蹤，隨時準備接受檢查
關於 TCSP 合規及公司秘書軟件的常見問題
香港 TCSP 面對的主要合規挑戰是什麼？
香港 TCSP 面對多項重疊的合規義務：AMLO（第 615 章）下的 AML/CTF 盡職審查、《公司條例》（第 622 章）下的法定登記冊維護、公司注冊處的周年申報及政府費用申報期限，以及持續的 KYC/CDD 篩查。以互不相連的工具管理多家客戶公司，造成龐大的運營負擔。
香港公司的主要公司注冊處申報期限是什麼？
對大多數香港私人公司而言，周年申報表（NAR1）須在公司成立周年日起 42 天內提交。商業登記證續期、政府徵費及職員變更通知各有其法定期限。錯過這些期限將觸發罰款，並可能影響公司的良好信譽。
為何長期缺乏專用的公司秘書軟件？
歷史上，香港公司秘書依賴通用辦公工具——試算表、Word 模板、電子郵件——因為大多數法律實務軟件是為大型律師事務所設計的，定價亦相應高昂。涵蓋完整工作流程（登記冊、AML、公司注冊處提交、CRM、開票）的專用 TCSP 及公司秘書軟件，對小型公司而言長期不可得或負擔不起。HKSS 正是專為填補這一缺口而建。
監管壓力如何影響香港持牌 TCSP 公司？
自強制 TCSP 發牌制度全面生效以來，公司注冊處會進行合規檢查，並可對未能履行 AML/CDD 義務的公司暫停或吊銷牌照。監管要求持續提高——公司不僅須證明政策存在，還須證明程序被一貫遵循且記錄可供審計。這使系統化、軟件支持的合規工作流程成為必需，而非可選。
HKSS 如何協助公司秘書管理多個客戶及期限？
HKSS 將所有客戶公司集中在一個平台。期限提醒從每家公司的成立日期、注冊資料及任務歷史自動生成。內建的任務管理系統追蹤公司注冊處提交、AML 審查週期、登記冊更新及續期工作流程——為公司秘書提供整個客戶組合未完成義務的實時概覽。
停止「救火」。開始自信地運營。
HKSS 專為香港 TCSP 及公司秘書而設。集中客戶記錄、自動化期限追蹤、在秘書系統內運行 AML/CDD，並維護隨時可供審計的合規記錄——全在一處完成。
